Ostatnio z tego rodzaju zapytaniem zwrócił się do mnie znajomy. Był on ciekaw, czy obieg oświadczeń woli stron w formie mailowej jest prawnie skuteczne i czy zawarcie umowy przez strony nie zależy od złożenia pod dokumentem w tym samym czasie podpisów.
Poprzez porozumiewanie się na odległość i korespondencję mailową w sposób znaczny został przyspieszony proces obiegu dokumentów. Jest to tym bardziej ważne w sytuacji, gdy kontrahent jest oddalony od Nas setki kilometrów, a nam zależy na sprawnej realizacji umowy.
Z dniem 8 września 2016 roku w życie weszła nowelizacja przepisów kodeksu cywilnego i kodeksu postępowania cywilnego, która wprowadziła nową szczególną formę czynności prawnej to jest formę dokumentową.
Forma dokumentowa. A co to?
Zgodnie z artykułem 77 2 kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Tego rodzaju szeroka definicja umożliwia nam złożenie oświadczenia woli w jakiejkolwiek postaci i może być to obraz, dźwięk czy grafika. Najważniejsze, aby treść oświadczenia woli była utrwalona na jakimkolwiek nośniku – papierze, pliku pdf, tak by możliwe było zapoznanie się z treścią oświadczenia. Zapoznanie się z treścią dokumentu jest możliwe wtedy, gdy możliwe jest wielokrotne odczytanie lub odtworzenia jego treści po powstaniu dokumentu. Zatem rozmowa telefoniczna, która kolejno nie została utrwalona oświadczeniem woli złożonym w formie dokumentowej nie spełnia tego wymogu, zaś spełnia ją sms, e-mail, faks, wideodokument.
Sms, e-mail, wideorozmowa. Co wybrać?
Wraz z wprowadzeniem formy dokumentowej zaczęła obowiązywać nowa definicja dokumentu zawarta w artykule 77 3 kodeksu cywilnego. Dokument został zdefiniowany jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Definicja ta odchodzi od tradycyjnego rozumienia dokumentu, a podpis przestał już być niezbędny. To co tu jest istotne to powiązanie danego oświadczenia woli lub wiedzy wyrażonego czy za pośrednictwem sms-a, e-maila czy faksu z osobą, od której to pochodzi. Oświadczenie może przybrać postać tekstu, ale także może być w postaci audio, audio wideo, multimedialnej, pod warunkiem, że jest możliwe do odtworzenia. Jednym z koniecznych wymogów dla formy dokumentowej jest możliwość identyfikacji składającego oświadczenie. Może ona być bezpośrednia (na przykład poprzez wysłuchanie nagrania audio – wideo, na którym wypowiada się oświadczający), lecz także pośrednia, gdy są wymagane dalsze działania w celu ustalenia, chociażby w sposób pośredni, tożsamości oświadczającego (na przykład weryfikacja autora sms, wiadomości na poczcie elektronicznej).
Zatem akceptacja wykonania usługi za pomocą tychże środków porozumiewania się na odległość jest wystarczająca, aby uznać, że od danego momentu strony są zobowiązanie do świadczeń.
Wybierz najbardziej dogodną dla siebie formę oświadczenia.
Istotne jest to, że gdy strony uznają, że forma dokumentowa jest wystarczająca dla zabezpieczenia ich interesów dokonanie wyboru formy do składania oświadczeń. Może to nastąpić w regulaminie sklepu internetowego poprzez wskazanie, że oświadczenia pomiędzy stronami składane są pod rygorem nieważności poprzez portal internetowy na określony adres elektroniczny. Jest to jeden z możliwych wyborów. Inni mogą uznać za wystarczający numer telefonu na który będą przyjmować sms z danymi kontrahenta oraz oświadczeniem o zleceniu usługi. Zastrzeżenie samej tylko formy dokumentowej bez jej dookreślenia (czy akceptujemy e-mail, sms do składania oświadczeń) może wywoływać liczne trudności, gdyż strony będą mogły w różny sposób, niekoniecznie oczekiwany przez drugą stronę, składać oświadczenia woli. Na przykład w miejsce maila wysłanego na adres podany na stronie internetowej zostanie wysłany sms, też będący w formie dokumentowej lub tradycyjne pismo.
